Conditions d'utilisation et règlement de l'Espace parents

Version 1.0 — en vigueur depuis le 5 octobre 2026

Article 1 — Objet et champ d'application

Les présentes conditions régissent l'utilisation de l'Espace parents du Kyongju Club (le « Club »), accessible sur kyongjuclub.be. Cet espace permet aux responsables légaux de consulter l'état de la cotisation et de l'assurance de leur enfant et de transmettre leur preuve de paiement.

Le Club est une association de fait de Taekwondo établie Parc du Peterbos 17A, à Bruxelles, représentée par ses responsables, Mr Sylvain et Mr Martin. L'utilisation de l'Espace parents implique l'acceptation pleine et entière des présentes conditions.

Article 2 — Définitions

• Responsable légal (ou « parent ») : la personne titulaire de l'autorité parentale ou tout représentant légal d'un élève mineur, ainsi que l'élève majeur qui agit pour lui-même.
• Élève : le membre inscrit au Club.
• Espace parents : le service en ligne décrit à l'article 1.
• Justificatif : l'extrait de compte bancaire (ou le justificatif de virement émis par la banque) prouvant le paiement.
• Responsables du Club : Mr Sylvain et Mr Martin, seules personnes habilitées à confirmer ou refuser un paiement.

Article 3 — Compte et accès

1. Le compte est créé avec une adresse e-mail personnelle, qui doit être vérifiée. Le compte donne accès uniquement à la fiche de l'élève (ou des élèves) dont l'adresse e-mail a été enregistrée par les Responsables du Club.
2. Le compte et le mot de passe sont strictement personnels. Le responsable légal ne les communique à aucun tiers et signale sans délai toute utilisation suspecte.
3. Le responsable légal est responsable de toute action effectuée depuis son compte, y compris par un enfant ou un proche qui utiliserait son appareil.
4. À l'inscription, le responsable légal choisit son ou ses enfants dans la liste proposée. Ce choix se fait une seule fois. Il exige, pour chaque enfant, le code personnel de l'élève (code MyABFT) remis par le Club, qui ne doit être communiqué à aucun tiers, et il est confirmé par une déclaration : le responsable légal certifie être le responsable légal de ces élèves. Il ne voit ensuite que la fiche de ses enfants. Seuls Mr Sylvain ou Mr Martin peuvent corriger un choix erroné. Choisir l'enfant d'un tiers est interdit.
5. Il est interdit de tenter d'accéder aux données d'un autre élève, de contourner les mesures de sécurité ou de perturber le service. Toute tentative peut entraîner la suppression du compte et des poursuites.

Article 4 — Cotisation, assurance et autres paiements

1. Les montants de la cotisation mensuelle et de l'assurance sont ceux affichés dans l'Espace parents. Ils sont fixés par le Club et peuvent évoluer, avec information préalable.
2. La cotisation est payable chaque mois, entre le 1er et le 5 du mois concerné. L'assurance est due une fois par saison.
3. Les paiements se font exclusivement par virement bancaire sur le compte du Club indiqué dans l'Espace parents, avec la communication demandée (nom, prénom de l'élève et objet du paiement).
4. Les passages de grade se paient uniquement en liquide et sont hors de l'Espace parents.
5. Le paiement de l'assurance est une condition de participation aux cours. Sa couverture est celle prévue par le contrat d'assurance et par les règles de la fédération dont relève le Club. Le Club peut suspendre la participation d'un élève dont l'assurance n'est pas payée et confirmée.
6. Sauf décision contraire du Club, les sommes versées ne sont pas remboursables.

Article 5 — Justificatif de paiement : exigences

Pour chaque paiement déclaré dans l'Espace parents, le responsable légal doit joindre un justificatif. Cette obligation s'applique à chaque cotisation mensuelle et à l'assurance, sans exception.

Le justificatif doit respecter toutes les conditions suivantes :

• Authentique : il provient réellement de la banque du responsable légal (application bancaire, e-banking, extrait officiel).
• Légal et non trafiqué : il n'a subi aucune modification, retouche, montage, recadrage trompeur, effacement ou ajout, y compris numérique, que ce soit sur le montant, la date, le nom, l'IBAN ou la communication.
• Complet et lisible : on y lit clairement le titulaire du compte débité, la date, le montant, l'IBAN du Club et la communication.
• Correspondant : il concerne bien le paiement déclaré (élève, objet, mois ou saison, montant). Un même justificatif ne peut pas servir pour plusieurs paiements ni être réutilisé d'un mois à l'autre.
• Réel : il atteste d'un virement effectivement exécuté (ou, au minimum, ordonné avec une date d'exécution), et non d'une simple intention de payer.

Le justificatif peut être une photo, une capture d'écran ou un PDF. Pour protéger la vie privée, le responsable légal peut masquer visiblement, par exemple par une barre noire, les opérations sans aucun rapport avec le Club, à condition de ne toucher à aucune des informations listées ci-dessus. Un masquage qui empêche de vérifier le paiement peut entraîner le refus du justificatif.

Article 6 — Déclaration sur l'honneur

Avant chaque envoi, le responsable légal coche une déclaration par laquelle il certifie sur l'honneur que le justificatif est authentique, complet et non modifié. Cette déclaration est enregistrée avec le paiement (date, compte, version des conditions) et peut être produite comme preuve.

Article 7 — Vérification et confirmation

1. Un paiement déclaré a le statut « En attente ». Il n'est considéré comme payé qu'après confirmation par Mr Sylvain ou Mr Martin, après rapprochement avec le compte bancaire du Club.
2. Le Club peut refuser un justificatif illisible, incomplet, incohérent ou douteux, en indiquant un motif. Le responsable légal peut alors renvoyer un justificatif conforme.
3. En cas de doute, le Club peut demander des éléments complémentaires : justificatif original, extrait officiel, attestation de la banque. Le défaut de réponse dans un délai raisonnable équivaut à un refus.
4. La confirmation d'un paiement n'empêche pas le Club de la remettre en cause s'il découvre ultérieurement qu'elle reposait sur un justificatif irrégulier.
5. Seule la confirmation faite dans l'Espace parents (ou, à défaut, une quittance écrite des Responsables du Club) fait preuve du paiement.

Article 8 — Fraude et falsification : sanctions

1. En droit belge, la falsification d'un document et l'usage d'un document falsifié peuvent constituer les infractions de faux et usage de faux, de faux en informatique lorsque la fausseté résulte d'une manipulation de données numériques, ou d'escroquerie lorsque la fraude vise à obtenir un avantage indu. Ces infractions sont sanctionnées par le Code pénal, notamment par des peines d'emprisonnement et d'amende, indépendamment du montant en cause.
2. Le Club peut, en cas de justificatif falsifié ou manifestement inexact :
   • refuser le paiement et exiger le règlement effectif des sommes dues ;
   • suspendre ou supprimer l'accès à l'Espace parents ;
   • suspendre la participation de l'élève aux cours, après avoir informé le responsable légal ;
   • conserver les justificatifs et les journaux d'activité comme éléments de preuve ;
   • engager une action civile en paiement et en réparation du préjudice, et déposer plainte auprès de la police ou du parquet.
3. Le Club agit de manière proportionnée : une erreur de bonne foi (mauvais fichier, capture incomplète) ne constitue pas une fraude et donne lieu à une simple demande de correction.
4. Le responsable légal répond des justificatifs envoyés depuis son compte, y compris s'ils sont préparés par un enfant ou par un tiers.

Article 9 — Retards et impayés

1. Une cotisation ou une assurance non payée à l'échéance fait l'objet d'un rappel.
2. Si la situation n'est pas régularisée, le Club peut suspendre la participation de l'élève jusqu'à régularisation, puis engager un recouvrement amiable et, en dernier recours, judiciaire.
3. Un responsable légal qui rencontre une difficulté financière est invité à contacter les Responsables du Club avant l'échéance pour trouver une solution.

Article 10 — Protection des données personnelles

Le Club traite les données personnelles conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

1. Responsable du traitement : le Kyongju Club, Parc du Peterbos 17A, Bruxelles, représenté par Mr Sylvain et Mr Martin. Contact : via la page Contact de kyongjuclub.be.
2. Données traitées : nom et e-mail du responsable légal, nom, prénom et grade de l'élève, statut des paiements, justificatifs envoyés (qui peuvent contenir un IBAN, un nom et des opérations bancaires), déclaration sur l'honneur et données techniques de connexion.
3. Finalités et bases légales : gestion de l'adhésion, des cotisations et de l'assurance (exécution de la relation d'adhésion) ; vérification des paiements et prévention de la fraude (intérêt légitime du Club) ; respect des obligations légales ; sécurité du service.
4. Accès : seuls Mr Sylvain et Mr Martin accèdent aux justificatifs. Un responsable légal voit uniquement les données de son ou ses enfants. Les données ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires.
5. Sous-traitants : l'hébergement et la base de données sont fournis par Google (Firebase) et Netlify. Des transferts hors de l'Union européenne peuvent avoir lieu, encadrés par les garanties prévues par le RGPD. Les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS).
6. Durée de conservation : les justificatifs sont conservés pendant la saison en cours et les 12 mois suivant sa fin, puis supprimés. Ils peuvent être conservés plus longtemps uniquement en cas de litige ou de procédure en cours. Les comptes inactifs peuvent être supprimés sur demande.
7. Minimisation : il est demandé de ne joindre que le justificatif utile et de masquer, comme prévu à l'article 5, les opérations sans rapport avec le Club.
8. Droits : le responsable légal peut demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation, la portabilité de ses données et s'opposer à certains traitements, en écrivant au Club. L'effacement peut être refusé lorsque la conservation est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.
9. Réclamation : il est possible d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (autoriteprotectiondonnees.be).
10. Mineurs : les données des élèves mineurs sont traitées sous la responsabilité de leur responsable légal et limitées au strict nécessaire.

Article 11 — Responsabilité

1. Le Club s'efforce d'assurer la disponibilité et la sécurité de l'Espace parents, sans pouvoir garantir un fonctionnement ininterrompu. Il n'est pas responsable des interruptions dues à des tiers (hébergeur, internet) ou à un cas de force majeure.
2. Le responsable légal est responsable de l'exactitude des informations qu'il saisit et des pièces qu'il envoie.
3. Le Club étant une association de fait, ses responsables agissent au nom du Club. Ces dispositions s'appliquent sous réserve des règles légales impératives, qui ne peuvent être écartées.

Article 12 — Modification des conditions

Le Club peut modifier les présentes conditions, notamment pour tenir compte de la loi ou de l'évolution du service. La version en vigueur est indiquée en tête de page. En cas de modification importante, les responsables légaux en sont informés et peuvent être invités à accepter à nouveau.

Article 13 — Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit belge. En cas de difficulté, les parties recherchent d'abord une solution amiable en contactant les Responsables du Club. À défaut, les juridictions belges compétentes sont seules compétentes.

Article 14 — Acceptation

L'acceptation se fait en cochant la case prévue lors de la création du compte, puis à chaque envoi de justificatif par la déclaration sur l'honneur. Ces coches valent signature électronique simple et sont enregistrées avec leur date.

Kyongju Club — Parc du Peterbos 17A, Bruxelles.